* يقوم الطالب عند تنفيذ مبادرة / نشاط مراجعة الصندوق وتعبئة نموذج طلب تنفيذ مبادرة / نشاط،ويتضمن النموذج عدة خيارات يجب على مقدم المبادرة تعبئة جميع الخانات منها اسم النشاط / اسم مقدم النشاط /الكلية /القسم / التخصص/ الرقم الجامعي / رقم الهاتف / أهداف المبادرة / أسماء الطلبة المشاركين /اليوم والتاريخ والمكان / المدة الزمنية / الجهة الداعمة .
* يتم تدقيق النموذج من قبل منسق قسم النشاطات وإعتماده وإعطاء الموافقة على عقد النشاط، ويتم إعتماده من مشرف مكتب الصندوق وأخيراً يتم إعتماده من عميد شؤون الطلبة.
* حجز القاعة التي يتم عقد النشاط فيها وتجهيزها حسب طلب المبادرة من إدخال ضيوف إلى الحرم الجامعي من خلال الأمن الجامعي وطلب ضيافة...الخ حسب الطلب المقدم .
* تصوير المبادرة لتوثيقها وحفضها في ملف للتوثيق .
* تجهيز كتب أعذار للطلبة المشاركين لتقديمها لمدرسين المساقات .
* تجهيز كتب شكر للجهات الداعمة إن وجدت أو الجهات المشاركة .